Kalite güvence sistemi, bir ürün veya hizmet için belirlenen kalite gereksinimlerinin yerine getirilmesi / karşılanması amacıyla bir plan dahilinde ve sistematik olarak geliştirilen etkinlikler bütünü olarak tanımlanabilir. Yükseköğretimde kalite güvencesi sistemi ise kurumun yönetim, eğitim-öğretim ve araştırma-geliştirme faaliyetlerini sürekli iyileştirme yaklaşımıyla yürüttüğü planlı ve sistematik etkinliklerin tamamıdır.
Bir dış değerlendirici kurum tarafından belirli bir alanda önceden belirlenmiş, akademik ve alana özgü standartların bir yükseköğretim programı tarafından karşılanıp karşılanmadığını ölçen değerlendirme ve dış kalite güvence sürecidir.
Kurumsal Dış Değerlendirme kurumun ürün üretmek ya da hizmet sunmak amacıyla oluşturduğu misyon, vizyon ve hedeflerine ulaşmada gösterdiği performansın daha önceden belirlenen ölçütlere göre kurum dışı bir gözle değerlendirilmesidir. Yükseköğretim kurumsal dış değerlendirme süreci, kurumun kendi iç değerlendirme sürecinden de yararlanmak suretiyle Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından organize edilen bir değerlendirme takımı aracılığıyla değerlendirmesini kapsamaktadır. Bu süreç, program değerlendirmesi ve akreditasyonundan farklı olarak kurumun genel değerlendirmesi üzerine odaklıdır. Ayrıca dış değerlendirme süreci kurum bütününü değerlendiren bir geri bildirim niteliği taşırken, akreditasyon yükseköğretim kurumunun eğitim-öğretimine yönelik değerlendirici kuruluşun kullandığı ölçütler dahilinde verilen bir yeterlilik belgesidir.
23 Temmuz 2015 tarihinde yürürlüğe giren Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği kapsamında ilgili mevzuat dokümanlarına Yükseköğretim Kalite Kurulu web sayfasından (kalite.yok.gov.tr) erişilebilmektedir.
Bu husus Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliğinde "Komisyon üyeleri, aynı fakülte, enstitü, yüksekokul, meslek yüksekokulu ve birden fazla olmamak ve farklı bilim alanlarından olmak üzere üniversite senatolarınca belirlenen üyelerden oluşur. Komisyon üyeleri arasında yükseköğretim kurumu genel sekreteri, öğrenci temsilcisi ile kamu yükseköğretim kurumlarında strateji geliştirme daire başkanı ve vakıf yükseköğretim kurumlarında ilgili süreçlerden sorumlu birim yöneticisi de bulunur. Üye sayısı, senato tarafından belirlenen üyelerin iki yıldan az olmamak şartıyla üyelik süreleri ile komisyonun çalışma usul ve esasları üniversite senatolarınca, senatosu bulunmayan yükseköğretim kurumlarında yönetim kurullarınca belirlenir ve yükseköğretim kurumunun internet sayfasında kamuoyu ile paylaşılır." şeklinde hükme bağlanmıştır.
Program akreditasyonuna yönelik çalışmalar kalite güvence sürecinin bir parçasıdır. Bu tür çalışmalar eğitim öğretim faaliyetleri kapsamında yürütülen programlar özelinde kalite güvencesini sağlamaya yöneliktir. Kurum iç değerlendirme ve kurumsal dış değerlendirme sürecinde beklenen ise yalnızca eğitim-öğretim süreci değil kurumum araştırma-geliştirme süreci ile bu süreçleri destekleyen tüm idari ve destek süreçlerini kapsayan bir nitelikte olmasıdır. Bir başka ifadeyle, kurumun süreçlerinin her birinde ve bütününde kalite güvence sistemini tanımlamış ve kurmuş olması ve bu süreci nasıl yönettiğini açıklaması beklenmektedir. Bu sürecin kurumun sürekli iyileşme sürecine katkı sağlayacak şekilde tasarlanması ve işletilmesi; bu amaca hizmet ettiğine dair kanıtların da her yıl hazırlanacak raporda sunulması gerekmektedir.
Yükseköğretim Kurumları tarafından, Kurum İç Değerlendirme Raporları Ocak-Mart aylarında hazırlanmalı ve Nisan ayı sonuna kadar Kalite Kurulu'na iletilmelidir.
Hazırlanacak raporun kurumun genel durumunu yansıtacak ve resmin bütününü görmemizi sağlayacak bir nitelikte olması beklenmektedir. Kurum İç değerlendirme raporunun yalnızca girdi niteliği taşıyan istatistiki bilgileri içeren bir rapordan daha çok kurumun yıllık performansını izlemesi ve sürekli iyileşmesine yol ve yön gösterecek nitelikte olması beklenmektedir.
Kurum kendi kalite güvence sistemi dahilinde fakülte/enstitü/bölüm/program özelinde iç değerlendirme raporu hazırlayabilir ve bu raporları web sayfasında kamuoyu ile paylaşabilir. Ancak Yükseköğretim Kalite Kurulu'na sunulacak olan Kurum İç Değerlendirme Raporu hazırlanırken kurumun yapısı bir bütün olarak ele alınmalı ve birim bazında ayrı ayrı iç değerlendirme raporları arka arkaya eklenerek yazılmamalıdır.
Vakıf Meslek Yüksekokulları da tüm yükseköğretim kurumlarına benzer şekilde Kurum İç Değerlendirme Raporlarını hazırlayacaklardır.
Raporlar mümkün olduğunca öz bilgileri içerecek şeklide hazırlanmalı ve kısa olmalıdır. Hazırlanacak raporlar için herhangi bir sayfa sınırlaması kural olarak getirilmemiştir. Ancak, ulusal ve uluslararası örnek uygulamalara bakıldığında bu tür raporların genellikle 50 sayfa civarında olduğu gözlenmektedir. Sayfa sınırlamasına ilişkin bir ihtiyacın ortaya çıkması durumunda, Yükseköğretim Kalite Kurulu söz konusu sınırlandırma ile ilgili karar alabilir.
Her yıl hazırlanacak raporlarda mali takvim yılı esas alınacaktır. Raporlamada mevcut durumun ortaya konulması için güncel verilerin kullanılması beklenmektedir. Yıllar bazındaki değişim ve gelişmeleri anlatabilmek üzere varsa önceki yıllara ilişkin verilere de yer verilmesi beklenmektedir.
Türkiye Yeterlilikler Çerçevesi Yönetmeliği 21 Kasım 2015 tarihinde yayımlanmıştır. Bu kapsamda başlatılan referanslandırma çalışması ise halen devam etmektedir. Mesleki profil tanımları güncellenecek ve takibinde TYYÇ sayfası da yenilenecektir. Mevcut güncellemelerin takip edilerek, raporlamaların da bu çerçevede yapılması beklenmektedir.
Raporun içermesi gereken hususlara genel bir çerçeve çizilmiş olmakla birlikte kurumların tarihsel geçmişi, büyüklüğü, misyonu birbirinden farklı olacağından mevcut sorulara ne şekilde cevap vereceği konusunda kurumlar kendi özgün yaklaşımlarını kullanma konusunda özgürdür. Eğitim-öğretim başlığı altında asıl beklenen husus bütün programlar için mevcut durumun ortaya konması, sürecin nasıl izlendiğinin açıklanması ve sürekli iyileştirmenin nasıl sağlandığının ortaya konulmasıdır. Eğitim-öğretim ile ilgili kurumun genel politikası, mevcut yaklaşımı ve bu kapsamda uyguladığı kalite güvence mekanizmalarını açıklaması ve gerekli durumlarda örneklemesi beklenmektedir. Eğer program çıktıları, ders öğrenme çıktıları vb. bilgilere elektronik ortamda erişilebiliyorsa erişim adreslerinin verilmesi uygun olacaktır. İyi uygulama örneklerinin sunulması ve gerekli yerlerde örneklerle açıklamaların yapılması da mümkündür.
Eğer rapor kapsamında detaylı tabloların hazırlanması ve sunulması gerekiyorsa bu tür tablolar rapor içinde değil rapor ekinde sunulmalı veya elektronik ortamda erişebilir durumda olan bilgiler için erişim adresleri verilmelidir. Raporda gereksiz bilgilere yer vermekten ve çok uzun rapor hazırlanmasından kaçınılmalıdır.
Raporda kurumun eğitim-öğretim hizmeti sunan birimleri hakkında özet bilgilere yer verilmelidir. Detaylı bilgilerin sunulmasını gerektiren durumlarda bu tür geniş bilgi ve verilere rapor ekinde yer verilmesi ya da söz konusu bilgilere elektronik olarak erişilmesi mümkün ise erişim adresi verilmelidir.
Program akreditasyonu konusunda deneyimi olan/olmayan kurumlar için ayrı bir rapor hazırlama sürecinin işletilmesi söz konusu değildir. Program akreditasyonu kapsamında deneyimi olan kurumlar elbette bu sürece ilişkin deneyimlerini Kurum İç Değerlendirme Raporunun hazırlanma aşamasında da kullanabileceklerdir.
Bu kapsamda ayrı bir araştırmacı kadrosu ihdası söz konusu değildir. Yükseköğretim kurumlarında eğitim-öğretim sürecini de yürütmekle görevli olan öğretim üyeleri/öğretim elemanları kastedilmektedir.
Kurum İç Değerlendirme Raporu stratejik plan, akreditasyon çalışmaları kapsamında hazırlanan kurum profili veya akademik ve idari faaliyet raporundan hem içerik hem de format olarak farklı olmalıdır. Hazırlanacak rapor, kurumun mevcut durumunu anlatan, misyon ve hedefleri kapsamında kendi standartlarını tanımladığı ve hedeflerine nasıl erişeceğini anlattığı kurumun sürekli iyileşmesine araç olacak nitelikte olmalıdır. Kurumların her yıl Ocak-Mart aylarında hazırlayacağı ve Nisan ayı sonuna kadar Yükseköğretim Kalite Kurulu'na ileteceği iç değerlendirme raporları kapsamında yıllık geri bildirimde bulunulması konusunda Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliğinde bir hüküm bulunmamaktadır. Ancak, dış değerlendirme sürecine giren kurumlar için iç değerlendirme raporu ve saha ziyareti bulguları birlikte değerlendirilerek kurum özelinde bir geribildirim raporu hazırlanacaktır. Ayrıca, Yükseköğretim Kalite Kurulu, ilgili yıl içinde değerlendirmesi yapılan kurumların tümü bir arada değerlendirerek bir yıllık genel değerlendirme raporu hazırlayarak tüm yükseköğretim kurumlarının erişimine açacaktır.
İlgili Yönetmelik kapsamında yıllık iç değerlendirme raporları Yükseköğretim Kalite Kurulu'na iletildikten sonra kurumlara her yıl resmi bir geri bildirim yapılması konusunda bir yükümlülük bulunmamaktadır. Dış değerlendirmesi yapılan kurum için değerlendirme takımı tarafından hazırlanan geri bildirim raporu hem ilgili kuruma sunulacak hem de Kurulun web sayfasında yayınlanacaktır. O yıl içinde kurumsal dış değerlendirme sürecinden geçen kurumların bilgilerine ÖSYS kılavuzunda da yer verilecektir. Kurumların beş yıl içerisinde en az bir kere dış değerlendirme sürecinden geçmesi gerektiğinden bu değerlendirmenin geçerlilik süresi 5 yıl olacaktır. Sürecin iş yükü dikkate alındığında her yıl 40 civarında yükseköğretim kurumunun dış değerlendirme sürecinden geçmesi beklenmektedir. Yeterli sayıda gönüllü müracaatın olmaması durumunda, Kalite Kurulu tarafından belirlenecek kriterler (daha önce başka bir dış değerlendirme kuruluşu tarafından değerlendirmeden geçmiş olma, kuruluş tarihi, devlet/vakıf yükseköğretim kurumu dengesi vb.) dahilinde kurumların değerlendirme sürecine tabi tutulmaları planlanmaktadır.
Kurumsal Dış Değerlendirme, her yükseköğretim kurumu için 5 yıl içerisinde en az bir defa gerçekleştirilecektir. Yükseköğretim kurumları, gerekli görülmesi durumunda 5 yıl içerisinde birden fazla değerlendirme sürecinden geçebilirler.
Takımların ortalama dört kişiden oluşması planlanmaktadır. Fakat değerlendirilecek kurumun yapısı ve büyüklüğüne göre bu sayı değişebilir. Değerlendirme takımının, değerlendirilecek kurum ile çıkar çatışması veya çakışmasının olmaması gerekir. Değerlendirme takımları, Kurumsal Dış Değerlendirme Komisyonu tarafından oluşturulur, gerektiğinde güncellenir ve Yükseköğretim Kalite Kurulu'nun onayına sunulur.
Yükseköğretim Kurumlarında yürütülen eğitim-öğretim, araştırma faaliyetlerinde veya kurumun idari süreçlerinde en az 10 yıl deneyime sahip kişiler Değerlendirici Havuzunda yer almak üzere başvuruda bulunabilir. Değerlendirici Havuzunda yer almak üzere başvuruda bulunan adaylar arasından, yurt içinde ve/veya yurt dışında dış değerlendirme/akreditasyon süreçleri konusunda deneyimli olanlar tercih edilir. Değerlendirici Havuzunda yer alan değerlendiricilerin Kurumsal Dış Değerlendirici Eğitiminden geçmeleri gerekir. Değerlendirici adayları kurumsal dış değerlendirici eğitimine katıldıktan sonra, üç yıl süreyle değerlendirici olarak görev yapmamaları durumunda, değerlendirici görevini üstlenmeden önce bilgilerini güncellemek amacıyla değerlendirici eğitim programına tekrar katılmalıdır.
Dış değerlendirme saha ziyareti tamamlandığında çıkış bildirimi şeklinde sözlü olarak kuruma bir geri bildirim yapılacak, takibinde ise bu bildirim yazılı olarak ilgili kuruma iletilerek 30 gün içinde cevaplaması beklenecektir. Kurumun hazırladığı iç değerlendirme raporu, saha ziyareti bulguları ile 30 gün cevabı dikkate alınarak değerlendirme takımı tarafından hazırlanan Kurumsal Geribildirim Raporu (KGBR) ilgili kurumla paylaşılacak ve Yükseköğretim Kalite Kurulu'nun web sayfasından da yayınlanacaktır
Dış değerlendirme sürecinden geçen kurumlar için hazırlanan, kurumun güçlü yanları ve kurumun gelişmeye açık yanlarını içeren geri bildirim raporudur.
Kurumlar, KGBR'lerin ilan tarihinden itibaren 60 gün içinde raporun tamamına veya bazı bölümlerine itiraz edebilirler. İtirazlar en geç 60 gün içinde Kurumsal Dış Değerlendirme Komisyonun görüşü alınarak Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından sonuçlandırılır ve ilgili kuruma yazılı olarak bildirilir.
Yükseköğretim Kalite Kurulu'nun önerisi üzerine Yükseköğretim Genel Kurulu tarafından onaylanan, bağımsız kurum ve kuruluşların dış değerlendirme ve/veya akreditasyon yapmaya yetkili olduğunu gösteren belgedir.
Kalite Değerlendirme Tescil Belgesi başvuruları Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'na yapılır. "Yükseköğretim Alanında Faaliyet Gösteren Dış Değerlendirme ve Akreditasyon Kuruluşlarının Yetkilendirilmesine İlişkin Yönerge"nin 4üncü maddesinde yer alan her bir ilke ve ölçütün sağlandığını gösteren kanıtlar ile başvuru gerçekleştirilir.

İlke ve ölçütleri karşılayan kuruluş Yükseköğretim Genel Kurulu tarafından 5 yıl süreyle tescil edilir.


İlk kez tescil başvurusunda bulunan kuruluşun dış değerlendirme ve akreditasyon işlevini yerine getirmesini engelleyecek bir eksikliği bulunmamakla birlikte, doğası gereği karşılanması için zamana ihtiyaç duyulan bazı ölçüt/ölçütlerin karşılanmasında küçük uygunsuzlukları olması durumunda, kuruluş Yükseköğretim Genel Kurulu tarafından iki yıl süreyle tescil edilir.


Tescil yenileme amaçlı başvurularda; kuruluş tarafından ölçütler tümüyle karşılanmakla birlikte, dış değerlendirme ve akreditasyon işlevini etkilemeyecek küçük uygunsuzluklar olması durumunda kuruluşun tescil süresi Yükseköğretim Genel Kurulu tarafından iki yıl süreyle uzatılır. Düzeltici önlemler almakla birlikte bu sürenin sonunda küçük uygunsuzlukların devam etmesi ve/veya yeni küçük uygunsuzlukların ortaya çıkması durumunda, kuruluşa eksiklerini tamamlayarak ilke ve ölçütleri karşılayan kuruluş haline gelmesi için bir yıl süre tanınır ve kuruluş son kez 1 yıl süreyle tescil edilir.


İlke ve ölçütlerden birinin ya da birden fazlasının karşılanamaması veya ölçüt/ölçütler karşılanmakla birlikte büyük uygunsuzlukların bulunması durumunda kuruluşa tescil belgesi verilmez.

Dış Değerlendirme ve Akreditasyon Kuruluşları her yılın Ocak ayı sonuna kadar uygunsuzluk bulunan ölçüt/ölçütlere ilişkin yapılan düzeltici önlemleri de içeren bir önceki yıla ait faaliyet raporu hazırlayarak Yükseköğretim Kalite Kurulu'na iletir.
Kuruluş, tescilin askıya alınması, kaldırılması veya tescil kararına ilişkin olarak, kararın kuruluşa tebliğinden itibaren 60 gün içerisinde itiraz edebilir. İtirazlar en geç 60 gün içerisinde Yükseköğretim Kalite Kurulu'nun görüşü alınarak Yükseköğretim Genel Kurulu tarafından sonuçlandırılır ve ilgili kuruluşa bildirilir.

 

 

 

Yükseköğretim Kalite Kurulu  06539 Bilkent/ANKARA  Tel:0312 298 78 83 Fax: 0 312 298 78 82  e-mail: kalite@yok.gov.tr